3 / 8
Met de definitieve inwerkingtreding van de werkkostenrege-
ling per 2015 is de mogelijkheid om vaste kostenvergoedin-
gen te betalen aan werknemers niet verdwenen. Maar ook
de valkuilen voor specifiek deze vaste vergoedingen zijn blij-
ven bestaan. Een tweetal tips om samen met uw accoun-
tant op te pakken.
1) Houd een steekproef
In bepaalde situaties zal er ter onderbouwing van de vaste
kostenvergoeding een steekproefsgewijs onderzoek moeten
worden uitgevoerd. Dit betekent in de praktijk dat de werk-
nemers gedurende een aantal maanden hun werkelijke kos-
ten moeten bijhouden, betalingsbewijzen moeten bewaren
en zakelijke kosten moeten kunnen onderbouwen.
Een dergelijke steekproef zal in ieder
geval moeten worden uitgevoerd als de
Belastingdienst dat verzoekt. Daarnaast
geldt sinds de werkkostenregeling dat
een steekproefsgewijs onderzoek altijd
moet plaatsvinden bij nieuwe vaste kosten-
vergoedingen. Dit betekent dat u als werk-
gever kritisch moet bekijken, en eventueel
via uw accountant moet afstemmen met de Belastingdienst,
of een steekproefsgewijs onderzoek wellicht toch moet wor-
den uitgevoerd. Dit zal namelijk het geval kunnen zijn als bij-
voorbeeld de onderbouwing van een vaste
kostenvergoeding is gewijzigd bij de overstap op de werk-
kostenregeling (zoals wanneer het onderdeel ‘vaste telefoon
in de woning’ wordt vervangen door ‘mobiele telefoon’).
2) Let op declaraties en creditcards
Met een vaste kostenvergoeding kunnen natuurlijk alleen
kosten worden vergoed die uw werknemer niet declareert of
op een andere manier voor uw rekening komen, bijvoor-
beeld via een creditcard van de zaak. Toch gaat het daar
vaak mis, bijvoorbeeld omdat er geen vaste procedures zijn
die u als werkgever hanteert. Of uw werknemer weet niet
waarvoor de vaste kostenvergoeding dient en hij declareert
al zijn kosten.
LET OP VALKUILEN IN
DE WERKKOSTENREGELING
Bent u een startende ondernemer? Dan zijn er
specifieke regelingen waarvan u mogelijk
gebruik kunt maken. Zo geldt onder andere:
• een soepeler urencriterium. Zorg voor een
goede registratie van de uren om diverse
ondernemersfaciliteiten te kunnen
benutten;
• een verhoogde zelfstandigenaftrek;
• een verhoogde aftrek speur- en ontwikke-
lingswerk;
• willekeurige afschrijving voor startende
ondernemers.
Maak gebruik
van specifieke
regelingen voor
de startende
ondernemer
P A G I N A 3